바야흐로 연말정산의 시즌이 시작된다. 

해마다 이 때가 되면 각 회사의 인사부에서는 한해를 마감하는 연말정산 준비에 여념이 없다.

금년의 연말정산은 다른 해와는 사뭇 다르게 준비해야 할 것 같다. 그것은 코로나로 인해 야기되는 언택트 환경 때문이다. 

언제 코로나가 창궐하고 재택근무를 하게 될 지 모르는 상황에서 인사부에서는 마냥 과거와 같은 사무실 근무를 가정하여 연말정산을 준비할 수는 없다. 언제라도 재택근무를 하게 되도 연말정산이 차질이 없도록 만반의 준비해야 한다. 

그렇다면 언택트 시대에 어떻게 연말정산 준비를 해야 할까?

인사급여 솔루션 전문업체 매직소프트의 김의성 대표는 언택트 환경에서 연말정산을 다음과 같이 준비해야 한다고 한다. 

기본적으로 임직원들이 집에서 연말정산 공제신청을 하고, 결과를 받아 볼 수 있어야 한다.

첫째, 각 임직원 들이 인터넷으로 소득공제신청서를 입력할 수 있어야 한다. 특히 국세청에서 제공하는 간소화 파일을 웹에서 업로드 할 수 있어야 한다. 임직원들이 재택근무를 하더라도 소득공제신청을 차질없이 할 수 있어야 하기 때문이다.

둘째, 기부금 영수증과 같이 국세청 간소화 파일에 포함되지 않는 사항에 대하여는 증빙서류를 웹에서 업로드 할수 있어야 한다. 각 임직원이 증빙서류를 휴대폰으로 촬영한 후 업로드 할 수 있도록 PC뿐만 아니라 스마트 폰에서도 증빙 사진을 업로드 할 수 있도록 하는 것이 좋다.

세째, 인사부 직원과 각 임직원이 전화 통화를 하지 않고도 서로 교신할 수 있는 수단이 마련되야 한다. 웹에서 작동하는 질의 응답 게시판을 만들어 임직원과 인사부 직원이 서로 질문과 답변을 입력하여 온라인으로 교신할 수 있어야 한다. 모바일로 소통할 수 있도록 하면 더욱 좋다. 재택근무시 많은 사람들이 전화로 소통을 할 수 없기 때문이다.

네째, 각 임직원은 근로소득원천징수영수증과 같은 연말정산 결과를 웹에서 조회할 수 있어야 한다. 언택트 시대에 인사부에서 근로소득원천징수영수증을 인쇄하여 각 임직원에게 배포하는 것은 사실상 불가능하기 때문이다.

인사급여 시스템이 이러한 기능을 지원한다면, 비록 재택근무를 하게 되더라도 각 임직원과 인사부직원은 필요한 신청과 검토를 하여 연말정산을 차질없이 마무리 할 수 있다. 특히 임직원이 웹으로 증빙서류를 제출하는 기능과 인사부직원과 임직원이 웹으로 소통하는 기능은 차질 없는 연말정산 수행을 위해 꼭 갖추어야 할 기능이라고 할 수 있다.

회사에 따라서는 갑자기 이런 시스템을 갖추는 것이 쉽지 않을 수 있다. 

그러나, 매직소프트의 김의성 대표에 따르면 이런 경우에도 크게 당황할 필요가 없다고 한다. "요즘 클라우드 환경에서 소프트웨어를 서비스 처럼 이용할 수 있습니다. 연말정산 시스템도 SaaS(Software as a service)로 제공됩니다. 사내에 연말정산 시스템을 구축할 필요 없이, 클라우드 환경에서 구축된 외부전문 업체의 연말정산 시스템을 즉시 이용할 수 있습니다." 즉, 클
라우드 환경에서 연말정산 시스템을 제공하는 회사를 찾아 서비스 가입을 하면 언제든지 언택트 시대에 맞는 연말정산 시스템을 즉시 이용할 수 있다는 얘기이다.

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장인수 기자 navy@fntoday.co.kr 다른기사 보기